Service B.V. uit Gouda runt een storingsdienst met 30 monteurs, verdeeld over cv, sanitair en witgoed. Planner Marieke de Wit begon in Excel — zoals iedereen. Tot het niet meer ging.
De situatie in 2025
"Maandagochtend om half zeven zat ik al achter de computer," zegt Marieke. "Excel met conditional formatting, een tweede tabblad voor reistijd, een printje voor elke monteur. Om acht uur had ik zes telefoontjes gemist."
Het probleem zat niet in één groot ding, maar in de opgetelde kleine dingen:
- Geen enkel zicht op waar monteurs waren.
- Spoedklussen inschuiven betekende vier andere klussen handmatig verplaatsen.
- Monteurs belden de hele dag om hun planning te checken.
- Bij ziekte: half uur om te herverdelen over de andere monteurs.
De overstap
Service B.V. koos in januari 2026 voor Woflow. De migratie duurde drie weken:
- Week 1 — klanten en artikelen uit het oude systeem geïmporteerd.
- Week 2 — vier monteurs draaiden parallel in beide systemen.
- Week 3 — hele team over, Excel sloten ze af.
Wat er nu anders is
Maandagochtend
Marieke opent het planbord. Ziet in één scherm de hele week. Sleept één spoedklus naar Pieter (de dichtstbijzijnde met de juiste skill). Systeem regelt reistijd, herindeelt automatisch, stuurt monteurs een melding. Tijd: 4 minuten.
Gedurende de dag
"Ik zie waar iedereen is. Klanten bellen: 'waar blijft hij?' — ik kijk naar de kaart en zeg: over 12 minuten bij u. Vroeger moest ik de monteur bellen."
Bij ziekte
"Ik filter op skill, systeem toont de beschikbare monteurs. Een paar klikken en het is gefixt. In plaats van een half uur, is het nu vijf minuten."
De getallen
- 4 uur per week bespaard op planning alleen.
- 60% minder telefoontjes van monteurs over hun planning.
- 28% snellere responstijd op spoedklussen.
- ROI binnen 4 maanden — gemeten in terugverdiende uren, exclusief klanttevredenheid.
"Ik ging van 50 uur naar 46 uur per week, met meer rust. En ik durf nu op vakantie."
— Marieke de Wit, planner Service B.V.
Waarom het werkte
Niet vanwege de slimme algoritmes (die hebben we), of het mooie dashboard (dat hebben we ook). Maar omdat de monteurs de mobiele app vanaf dag één oppakten. Zonder adoptie in het veld is elke planner-tool dood.